Cost per hire berekenen: zo weet je wat een nieuwe medewerker echt kost
“Hoeveel heeft die developer ons eigenlijk gekost?” Vaak gevolg: tien verschillende antwoorden van tien verschillende afdelingen. Een zegt: “3000 euro, alleen recruitment-bureau.” Ander zegt: “Nee, je vergeet de HR-uren.” Derde zegt: “En de software?”
Niemand weet het echte getal. En dat is het probleem.
Cost Per Hire — CPH — is geen moeilijke maat. Maar het wordt echt pas nuttig als je weet wat erin hoort en wat niet. Ik zie HR-managers elke week getal kiezen die twee keer hoger ligt dan het werkelijke getal, puur omdat ze onzekerheden aftrekken die niet aftrekken.
Hier staat precies hoe je het moet doen. En — nog belangrijker — wat je ermee doet.
De basis: de formule
Cost per hire is eigenlijk heel simpel:
CPH = (alle wervingskosten) / (aantal aanstellingen in periode X)
Staat het woord “alle” niet voor niets. Het is waar veel fout gaat.
Laten we zeggen: vorig jaar had je 40.000 euro aan wervingsuitgaven en je nam 20 mensen aan. Je CPH is dus 2.000 euro per persoon. Klaar.
Maar wat telt eigenlijk mee als “wervingsuitgaven”? Hier gaan de meningen uiteen.
Wat hoort erin: de checklist
Dit zijn de kosten die in je CPH-berekening horen:
Advertentie- en job-board-kosten
Indeed-credits, LinkedIn Recruiter-licentie, Vacature.com, Funda-bedrijven. Ook retargeting-ads op Google voor vacant rollen. Telde je dit mee? De meesten niet.
Recruitment-bureau en headhunter-fees
Commissies, placement-fees, alles waar je externe partijen aan betaalt. Dit is meestal wel duidelijk.
ATS-software (geannualiseerd)
Recruitee, Lever, Greenhouse — hoeveel betaal je per maand? Reken een redelijk deel toe aan recruitment, niet alles aan payroll. Dus: “betaal ik 500 euro/maand, heb ik 5 FTE werving, dan reken ik 100/maand mee per FTE.” Doe dit jaarlijks, dan ken je je aandeel.
HR-uren (als je ze wilt tellen)
Dit is controversieel. Veel bedrijven zeggen: “Ik tel alleen externe kosten.” Dat is oké. Maar als je CPH van 2.000 naar “echt 5.000” wilt weten, moet je HR-uren meenemen. Hoeveel uur besteed een recruiter gemiddeld aan één hiring? Gesprekken, screening, evaluatie, onboarding-voorbereiding. Zeg: 20 uur per hire. À 45 euro per uur = 900 euro. Dus: alleen externe kosten: 2.000 euro. Inclusief uren: 2.900 euro.
Onboarding-kosten (eerste week/maand)
Trainingen, systeem-setup, HR-gesprekken rond arbeidsovereenkomst, kantoor-spullen. Is dit werving? Niet direct. Veel bedrijven laten dit buiten. Ik zou zeggen: tel het, maar noem het apart. “CPH (recruitment) = 2.000 euro. CPH (recruitment + onboarding) = 2.500 euro.” Duidelijk.
Tech-kosten: screening-tools
TestGorilla, CodeSignal, assessments — ja, dit hoort erin.
Wat hoort NIET erin (veel gemaakte fout)
Hier zie ik managers fout gaan:
Volledige HR-salaris
“Mijn HR-manager kost 50.000 per jaar, zij besteden 40% aan recruitment, dus 20.000 euro” — en dan dat getal in CPH gooien. Fout. Je betaalt die HR-manager toch, of je nu recruiter of niet. Het is een overhead-verdeling. Beter: neem echt uitbestede uren (recruitment-bureau, extra mensen) of voeg alleen engagement-specifieke uren toe (trainings-uren voor die ene hire).
“Gemiddelde tijd tot productivity”
Heel wat calculators zeggen: “Eerste drie maanden werkt iemand op 60%, dus verlies je 40% van hun salaris.” Dat is geen wervingskosten — dat is integratiekosten. Houd het apart.
Kosten van mislukte hires
“We huurden vijf mensen in, twee liepen weg na twee maanden, dus moet ik dat meerekenen.” Nee. CPH meet alleen de actuele instellingen. Mismatch-kosten zijn een apart getal (turnover-kostencalculator).
Sollicitatiebeurs-tickets, HR-conferentie-reizen
Tenzij je gaat rechtstreeks recruiten op plek — dit is personeelsbeleid, niet werving.
Wat zeggen de Nederlandse benchmarks?
Volgens diverse HR-brancheorganisaties (o.a. SHRM-gerelateerde studies, Nederlandse HR-uitgevers):
Gemiddeld in Nederland: 1.500 – 3.500 euro per hire, sterk afhankelijk van:
- Sector: Tech/IT aan bovenkant (2.500-4.000), retail/logistiek aan onderkant (800-1.500)
- Niveau: Operationeel 1.000-1.500, specialist 2.500-4.000, management 4.000-6.000+
- Schaal: Kleine bedrijven met eigen bureaus: hoger (overhead). Grote bedrijven: lager (volume-voordeel)
Dit zijn externe kosten. Inclusief HR-uren kan je gemakkelijk +30-50% optellen.
Hoe je CPH verlaagt: drie concrete stappen
1. Optimaliseer je job-board-mix
Indeed. LinkedIn. Vacature.com. Elk heeft een andere cost-per-application en conversion-rate. Vaak betaal je voor platforms die nul kandidaten opleveren.
Test dit: zet budget naar platformstarts die echt convert. Als Indeed je 10 euro per kwalificeerde sollicitant kost en je brengt 50% in interviews, dat is 20 euro per interview. LinkedIn Recruiter kan 5x duurder zijn voor hetzelfde rol. Shift budget naar wat werkt. Duikt je CPH rechtstreeks.
2. Beter job-beschrijvingen = minder slechte sollicitanten
Als je vacature vaag is, krijg je honderd onzin-sollicitanten. Je HR besteedt tijd aan afweging in plaats van selectie. Zet je vacaturetekst scherp — duidelijke MUST-vereisten, concrete taakbeschrijving. Minder sollicitanten, maar meer kwalitatieve. Je CPH daalt omdat je minder uren verdoet aan afsieves.
3. Bouw een referral-programma op (0-100 euro per hire)
Dit is waar je CPH echt omlaag haalt. Een medewerker die een kandidaat meebrengt: veel lager kosten dan recruitment-bureau (die 15% van salaris nemen). Zeg: je betaalt 500 euro referral-bonus. Tegenover 3.000 euro bureau. Win.
Formeel track dit: hoeveel van je hires komen uit referral? Als dat 30% is en je CPH is 2.000, weet je dat je gemiddelde referral-kosten 166 euro zijn (500 bonus / 3 converts). Veel beter dan het gemiddelde.
CPH gebruiken: wat je ermee doet
Getal hebben is mooi. Getal gebruiken is beter.
Budget-defensie: “Mijn CPH is 2.000 euro. Om 10 medewerkersrekruteren, moet ik 20.000 investeren.” Beter dan: “Ik heb budget nodig” zonder context.
Performance-tracking: Is je CPH afgelopen kwartaal naar 2.500 gegaan? Onderzoek why. Hogere bureau-fees? Meer applicaties maar lagere conversion? Lager volume? Getal helpt je diagnosticeren.
Channel-optimalisatie: CPH per channel. “Via Indeed: 1.200. Via LinkedIn: 3.500. Via referral: 500.” Duidelijk waar je focus hoort.
En ja: controleer je getallen. Veel bedrijven rekenen CPH fout omdat ze kosten missen of hires dubbel tellen (bijvoorbeeld: één persoon twee keer mee ingeboekt). Schone data eerst, dan pas optimalisatie.
Niet vergeten
CPH is een middel, niet het doel. Het helpt je inzien: waar gaat je recruitment-geld heen? Wat brengt het op? Hoe kun je slimmer werken?
Maar niet elke hire is gelijk. Soms betaal je meer omdat je iemand echt briljants nodig hebt. Soms betaal je minder omdat je veel volume hebt. Context telt.
Zet je getal neer. Meet maandelijks. Pas aan. Dat is het hele geheim.
